Pengantar
Menentukan resiko yang mungkin timbul pada proses keuangan, tidak cukup hanya dengan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan alat kontrol secara sendiri-sendiri dan terpisah-pisah. Dibutuhkan evaluasi menyeluruh terhadap seluruh elemen dan lingkungan pengendalian yang terkait dengan proses keuangan itu sendiri.
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diambil didalam menciptakan lingkungan Financial Control yang kokoh :
1.Mempekerjakan staf yang kompeten, dapat dipercaya dengan kewenangan dan tanggungjawab yang jelas
Job Description yang jelas mutlak dipersiapkan, sehingga langkap yang maksimal bisa dilakukan sejak pada tahapan interview dan tes seleksi terhadap staff keuangan. Hal ini juga akan memudahkan perusahaan di dalam mempersiapkan dan memberikan pelatihan yang tepat terhadap staf baru di bagian keungan.
Pemeriksaan latar belakang dan referensi juga merupakan bagian yang penting di dalam pengangkatan staff baru di bagian keungan. Selanjutnya, supervisor atau kepala bagian hendaknya memberikan pelatihan dan trainning yang intensif secara terperinci mengenai cara melakukan suatu pekerjaan, pemberian contoh dan praktik langsung melakukan pekerjaan adalah cara yang paling efektif. Supervisor atau atasan langsung sebaiknya juga memberikan pengetahuan yang cukup mengenai budaya dan etika perusahaan.
Staf yang cakap dan jujur akan mampu melaksanakan pekerjaan dengan level yang lebih tinggi, bahkan jika diterapkan tambahan sistem kontrol sekalipun. Staff yang tidak cakap dan tidak jujur akan berdampak terhadap keefektifan sistem pengendalian.
2.Melakukan pemisahan fungsi dan tugas di dalam perusahaan
a.Memisahkan antara penghitungan aset dengan accounting
Mungkin ini merupakan jenis pemisahan fungsi yang paling penting, yaitu dengan tidak memberikan ruang menyembunyikan atau melindungi kesalahan terhadap suatu transaksi aset. Resiko berat yang mungkin timbul jika memberikan tanggungjawab penghitungan aset sekaligus melakukan pembukuan adalah penjualan aset perusahaan untuk keuntungan pribadi, yang kemudian melakukan adjustment (penyesuaian) di dalam pembukuan oleh staff yang bersangkutan juga. Mengerikan bukan ?.
b.Memisahkan staf yang memiliki otorisasi terhadap transaksi dengan penghitung aset
Petugas yang memiliki wewenang terhadap suatu transaksi seharusnya tidak memiliki wewenang pengawasan terhadap aset. Contoh : Petugas yang memiliki wewenang terhadap penentuan besarnya uang service di restoran, tidak sekaligus bertugas membagikan uang service itu sendiri. Jika tidak, maka akan sangat mungkin uang service ditentukan tinggi, akan tetapi yang dibagikan rendah, dan selisihnya diambil untuk keuntungan pribadi.
c.Memisahkan Tugas dan tanggung jawab antar fungsi-fungsi yang ada di accounting.
Petugas yang melakukan posting ke account (mislanya: Posting ke buku kas, Posting buku Piutang, dan lain-lain ) seharusnya tidak bertugas melakukan posting tertentu di General Ledger. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah lolosnya kesalahan yang tidak disengaja.
d.Memisahkan tugas antara accounting dengan pengawasan.
Staf yang bertugas melakukan posting transaksi, seharusnya tidak sekaligus bertugas memeriksa General Ledger ataupun General Ledger Detail. Pemisahan fungsi ini akan sangat efektif untuk menangkap kesalahan baik yang disengaja atupun yang tidak disengaja.
e.Memisahkan antara tanggungjawab operasional dengan tanggung jawab pemeriksaan pembukuan.
Seseorang yang bertugas melaksanakan proses operasional sehari-hari di accounting, seharusnya tidak sekaligus bertugas melakukan review terhadap buku besar opersional maupun yang bertugas membuat laporan keuangan. Hal ini guna mencegah terjadinya interpretasi yang kabur terhadap pelaksanaan anggaran.
3.Menerapkan prosedur yang memadai untuk suatu transaksi dan sistem otorisasi
Penerapan prosedur dan otorisasi mutlak diperlukan. Suatu pembelian hendaknya melalui beberapa tahapan prosedur, mulai dari penilaian surat penawaran dari supplier, cost analysis, sampai dengan keputusan pembelian.
Prosedur seharusnya dibuat begitu terperinci mulai dari awal proses sampai dengan akhirnya. Mulai dari rencana pembelian atau pembayaran sampai penutupan pembukuan dan pengarsipan bukti pembeliannya.
Demikian halnya dengan sistim otorisasi, hendaknya di set level-level transaksi, baik itu yang diukur dari frekwensi transaksinya maupun dari nilai transaksinya. Misalnya : transaksi yang nilainya kurang dari Rp 500.000,- boleh di sahkan oleh seorang manajer saja, akan tetapi untuk transaksi yang berkisar antara 500.000 sampai dengan 1.000.000,- harus di approve oleh 3 orang manager.
Transaksi yang berkaitan dengan biaya operasional sehari-dari dapat diapprove oleh seorang Purchasing Manager saja, akan tetapi transaksi yang terkait dengan investasi hendaknya di approve oleh Financial Controller atau General Manager
3.Menerapkan prosedur yang memadai untuk suatu transaksi dan sistem otorisasi.
Penerapan prosedur dan otorisasi mutlak diperlukan. Suatu pembelian hendaknya melalui beberapa tahapan prosedur............)
4.Pelaporan dan pengawasan terhadap kinerja
Pelaporan terkait dengan pemeriksaan terhadap operasional perusahaan, sedangkan pengawasan kinerja terkait dengan penilaian terhadap pencapaian tujuan perusahaan (goal achievement).
a.Pelaporan untuk pengendalian keuangan
Masing-masing jenis laporan memiliki kegunaan yang berbeda-beda. General Ledger Detail berguna bagi pemeriksa untuk menentukan apakah nilai transaksi-transaksi yang ada masuk akal atau tidak, apakah telah dibayarkan dalam jumlah yang benar atau tidak, apakah telah dibayarkan kepada supplier yang sesuai atau tidak, apakah transaksi tersebut sejalan dengan target dan tujuan perusahaan atau tidak.
Laporan Keuangan setahun, berguna untuk menilai trend keuangan dari bulan ke bulan di periode tahun tersebut. Semakin tinggi level manajemen pengguna laporan, biasanya cenderung membutuhkan jenis laporan yang lebih ringkas dan garis-garis besarnya saja (semakin tidak detail).
(Akan dibahas secara lengkap mengenai cara-cara pemeriksaan GLD pada artikel berikutnya : TIP MEMERIKSA GENERAL LEDGER DETAIL)
b.Pengawasan kinerja
Jika seorang Financial Controller ingin dapat mencapi tujuannya (goal-nya), Financial Controller hendaknya melakukan review berkala terhadap kinerja yang tercermin di dalam laporan keuangan.
Membandingan antara anggaran dengan realisasi transaksi, akan dapat memperoleh gambaran dan data yang sangat berguna bagi penentuan kebijakan berikutnya, atau untuk keadaan tertentu Financial Controller sangat mungkin perlu mengubah kebijakan, tata cara , prosedur atupun sistem otorisasi sesegera mungkin untuk tingkat pencapaian yang semakin sempurna.
Untuk setiap penyimpangan yang terjadi, seharusnya dilakukan penyidikan dan pemeriksaan yang mendalam sampai ke hal yang paling detail, focus pada wilayah yang bermasalah saja akan membuat penyidikan menjadi lebih efektif.
c.Melaksanakan Penilian Resiko Proses (PRA=Process Risk Assement)
Pemeriksaan Resiko Proses atau yang lebih dikenal dengan PRA, merupakan evaluasi mandiri terhadap proses yang telah atau sedang berlangsung di perusahaan. PRA ini sangat strategis posisinya di dalam Financial Control.
(Juga akan hadir segera artikel khusus mengenai PRA : PROCESS RISK ASSESMENT).
5.Pengarsipan dokumen & catatan yang memadai.
Dokumen dasar dari sistem pembukuan adalah sangat penting. Dokumen dasar yang diamksudkan adalah bukti-bukti transaksi, yang meliputi : Nota-nota, faktur-faktur, surat jalan, akte pendirian perusahaan, Slip-slip setoran atau transfer, Slip Gaji, Bukti pemotongan Pajak, dan lain-lain.
Menelusuri transaksi dari Laporan sampai ke bukti transaksi adalah sangat berguna untuk membuktikan kebenaran, ke akuratan dan keabsahan suatu transaksi. Untuk itu dokumen bukti transaksi seharusnya di arsipkan secara teratur dan baik.
6.Melakukan pemeriksaan fisik terhadap aset perusahaan beserta catatannya
Implementasi bentuk kontrol ini meliputi : Penerimaan Kas hendaknya menggunakan mesin Cash Register, Penyimpanan bahan baku maupun barang dagangan hendaknya diruangan yang tertutup dan terkunci, dengan perawatan dan penjagaan keamanan yang memadai, menggunakan filing cabinet yang terkunci untuk menyimpan arsip arsip yang sifatnya rahasia.